Как мы автоматизировали создание коммерческих предложений

Запросы клиентов приходят в разных форматах. Кто-то присылает PDF, кто-то — Word, кто-то — фотографию страницы из факса. В 2026 году нам всё ещё присылают отсканированные документы, где текст — это картинка.

Генератор КП принимает всё, что встречается на практике:

• PDF — самый частый формат. Работает и с электронными, и с отсканированными документами.
• Word (DOCX, DOC) — таблицы с позициями внутри текстового документа.
• Изображения (PNG, JPG) — фотографии документов, скриншоты писем.

Для отсканированных PDF и изображений автоматически включается распознавание текста (OCR). Вы загружаете файл как есть — система сама определяет тип и при необходимости распознаёт текст.

Дальше в дело вступает искусственный интеллект. Он анализирует содержимое документа и извлекает из него структурированные данные: кто заказчик, какие товары запрашивает, в каком количестве, какие ГОСТы, марки, характеристики, условия поставки.

Один клик — и из хаотичного файла получается аккуратная структура, готовая к работе.

Когда данные извлечены, вы видите их на экране в двух блоках:

Серый блок — запрос заказчика. Это то, что написано в файле клиента. Только для чтения. Нельзя случайно изменить или потерять оригинальные данные.

Белый блок — наше предложение. Это то, что мы предлагаем. Все поля редактируемые: наименование, ГОСТ, марка, страна происхождения, технические характеристики, количество, цена.

Зачем это нужно? Потому что мы далеко не всегда предлагаем ровно то, что просит клиент. Клиент пишет «Краска белая фасадная», а мы предлагаем конкретную марку: «Краска ВД-АК-111, белая, ГОСТ 28196-89». Наименование отличается. ГОСТ добавлен. Марка указана. Но это — наше предложение на его запрос.

Два блока рядом позволяют видеть полную картину: что просил клиент и что мы предлагаем. Не нужно переключаться между файлами. Не нужно держать в голове — всё перед глазами.

У каждой компании — свой фирменный формат КП. Логотип наверху, реквизиты внизу, таблица товаров посередине. Менять этот формат никто не хочет. Значит, система должна уметь работать с тем, что есть.

Мы предложили два пути:

Путь 1: шаблон с метками. Вы берёте свой обычный шаблон КП и в нужных местах вставляете метки: {{ДАТА}} вместо даты, {{АДРЕСАТ}} вместо имени клиента, {{ТАБЛИЦА}} в строке, где должны появиться товары. Система находит эти метки и подставляет реальные данные. 11 стандартных меток покрывают все типичные поля КП.

Путь 2: шаблон без меток. Вы загружаете обычный документ — свой последний КП. AI анализирует структуру: находит, где дата, где адресат, где таблица с товарами, и сам расставляет метки в нужных местах. Вам остаётся проверить и подтвердить.

После загрузки шаблон обрабатывается за 30–60 секунд. Система определяет: какие колонки есть в таблице, какая ставка НДС, какие стандартные фразы используются.

При генерации КП система точно знает: в этом шаблоне 7 колонок, НДС 22%, есть колонка «ГОСТ», нет колонки «Марка» — и действует соответственно.

В запросе клиента есть ГОСТ, марка и страна происхождения. А в шаблоне компании — нет отдельных колонок для этого. Только «Наименование» и «Характеристики».

Что делать? Выбрасывать данные? Нет. Система объединяет их с существующими полями:

• Нет колонки «Марка» — марка добавляется к наименованию. «Труба стальная» → «Труба стальная Ст3сп».
• Нет колонки «ГОСТ» — ГОСТ добавляется к характеристикам. «Диаметр 57 мм» → «Диаметр 57 мм, ГОСТ 10704-91».
• Нет колонки «Страна» — страна добавляется к характеристикам с префиксом: «Страна происхождения товара: Россия».

Никаких данных не теряется. Готовый документ содержит всю информацию, даже если шаблон не предусматривает отдельных колонок для каждого поля.

Самая частая жалоба менеджеров: «Я уже делал КП на этот товар три месяца назад. Какую цену ставил? Где искать?»

Мы сделали самообучающийся справочник цен. Каждый раз, когда вы подтверждаете цены в КП, они сохраняются в справочнике вашей компании. При следующем запросе с похожими позициями — цены подставляются автоматически.

Ключевое слово — «похожими». Клиент может написать «Труба стальная бесшовная Ø57х3.5» в одном запросе и «Труба ст. б/ш 57*3,5» в другом. Это один и тот же товар, но строки разные.

Справочник справляется с этим. Система ищет совпадения не по точному тексту, а по смыслу — учитывает наименование, характеристики, ГОСТ и марку. Даже если товар записан немного по-другому, цена найдётся.

При этом вы всегда контролируете процесс: подсказанную цену можно принять, изменить или проигнорировать. А при сохранении — если товар уже есть в справочнике — обновляется существующая запись, а не создаётся дубль. Справочник остаётся чистым.

Каждое изменение цены сохраняется в истории. Можно посмотреть, как менялась стоимость товара: когда, из какого КП, кто подтвердил. Полезно для анализа динамики цен и обоснования стоимости перед клиентом.

Когда все данные проверены и цены заполнены — нажимаете кнопку «Сгенерировать КП». Что происходит дальше?

1. Метки заменяются на реальные значения. {{ДАТА}} → «28.02.2026». {{АДРЕСАТ}} → «ООО «Стройпроект»».
2. Таблица заполняется позициями товаров. Каждая строка — с правильным форматированием: шрифт, размер, выравнивание, границы ячеек — всё как в вашем шаблоне.
3. Итоги рассчитываются автоматически. Подытог, НДС, всего с НДС.
4. НДС для каждой строки — если в таблице есть колонка «Размер НДС», система рассчитывает НДС для каждой позиции отдельно.
5. Имя файла формируется автоматически: КП_СтройПроект_2026-02-28.docx.

Нажали кнопку — через 2–3 секунды файл готов к скачиванию. Никаких ожиданий — генерация происходит мгновенно.

Каждое сгенерированное КП сохраняется в истории. Это не просто архив — это рабочий инструмент.

Три сценария, когда история спасает:

Сценарий 1: клиент попросил изменить цену. «Всё хорошо, но скиньте 5% на позиции 3–7». Не нужно делать КП заново. Открываете из истории, меняете цены, жмёте «Перегенерировать» — новый документ готов за секунды.

Сценарий 2: нужен другой шаблон. Оказалось, что для этого клиента нужен шаблон с логотипом другой компании. Открываете КП из истории, выбираете другой шаблон — всё остальное остаётся прежним.

Сценарий 3: замена товара. Клиент хочет другую марку краски. Возвращаетесь к редактированию позиций, меняете наименование, ГОСТ, марку, цену. Перегенерируете. Готово.

Фактически, КП из истории — это черновик, к которому можно вернуться в любой момент и продолжить работу.

Некоторые вещи пользователь не замечает — но без них документ выглядел бы неаккуратно.

Форматирование таблицы. Когда строки добавляются в таблицу автоматически, легко потерять стиль — шрифт «уплывёт», границы исчезнут. Генератор копирует форматирование из вашего шаблона в каждую новую строку. Готовый документ неотличим от заполненного вручную.

Числа в русском формате. Цена «1234567.89» автоматически превращается в «1 234 567,89» — с пробелами между разрядами и запятой вместо точки. Как принято в российских коммерческих документах.

НДС: включён в цену или нет. Разные компании работают по-разному: одни указывают цены без НДС, другие — с НДС. Система поддерживает оба варианта и корректно рассчитывает итоги в обоих случаях.

Незаполненные метки. Если для какой-то метки нет данных, она просто исчезнет из документа. Никаких {{ССЫЛКА_ЗАПРОС}} в финальном файле — только чистый документ.